毎日の生産性を上げる習慣として、以下を紹介しました。

・7時間以上の睡眠
・朝はちゃんと起きる
・スケジュールは行動でいれる（タスクを明確化）
・アウトラインを決める
・シングルタスク
・メールは決まった時間以外見ない
・スマホの通知はオフ
・21時以降はスマホ、PCの作業は避ける
・場所を移動する
・長時間労働しない
・無駄な仕事は切る

前回はそのうち睡眠に関する事を取り上げました。

前回の記事はこちら >> 

生産性を上げる習慣　睡眠時間の確保と起床時間【科学と実体験】

今回は、次の３つについて取り上げます。
・スケジュールは行動でいれる（タスクを明確化）
・アウトラインを決める
・シングルタスク

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スケジュールは行動でいれる（タスクを明確化）

そのままですが、スケジュールを予定を入れるのではなく、行動ベースで入力します。

タスクを明確にして、その行動で組立てるとより効果的です。

例えば、アポイントを中心にしたいわゆるスケジュール管理をしてしまうと、予定と予定の間の大事な時間がぼやけてしまい、１日の中での時間の使い方の効率が悪くなってしまいます。

そのため、行動をベースにスケジュールを組み立てると、やるべきことがはっきりして、あるいはスッキリすることで、迷いなく取り組めるようになります。

滅茶苦茶細かいタスクレベルで入れる必要なく、例えば起床後の予定として、「ジムに行く」と入れて、ジムで具体的に何をするかまで決めなくても問題ありません。
あくまで、ジムに行くという行動ベースの予定を入れ、実際にそのとおりに動くことで、ロスなく時間を使うことが目的です。

また、行動ベースで時間を区切っていることで、その終了時間までにやり終える、次の行動までにやりきろうとするインセンティブが働き、集中力も上がります。
特にはじめのうちは、たったこれだけのことで、同じタスクがこれまでより早く仕上がることを実感できると思います。

もし仮に時間内に終わらなかった場合は、その時点で終了して、次のスケジュールに進むことが大事なポイントです。
だらだらと伸ばしてしまうと、他のスケジュールまで達成できなくなりますし、せっかくの時間制限があることでの集中力などの効果がなくなってしまいます。

アウトラインを決める

タスクにいきなりとりかかるのではなく、アウトラインを決めてから取り掛かるようにしましょう。

どちらかというと仕事の場面で考えてほうがイメージしやすいかと思います。

「アウトライン」＝「仕事の全体感」を決めてから取り掛かることで、抜けモレを防ぎ、やり直しを防ぐことでスピードアップ、生産性の向上を図ります。

実感としても分かると思いますが、仕事を進める中で、もっとも時間を奪うものは’手戻り’です。
なるべく手戻りによるやり直しを避けるために、まずアウトラインを決めることが大切です。

アウトラインを決めるとはなにかというと、ゴールを明確にして、課題を抽出し、解決策の当たりをつけると言った具合です。

チームで仕事をすることが多いかと思いますが、その場合は特に有効です。

１ゴールを明確にする。

　・目的とする成果にフォーカスして深ぼる（分解する）。
　・曖昧な表現は避け、誰が見ても同じ理解ができる具体的なゴールを設定する。

こうすることで、認識齟齬による手戻りなんかは避けられますし、精度も上がります。

２現状の課題

ゴールを設定する際に、深ぼって分解しました。
分解された具体的でな内容が、ほぼほぼ課題です。

３解決策

課題に対する解決策、具体案をたてます。

この一連の作業に時間を掛けすぎるのもNGなので、ここでも仮説思考が役に立ちます。

仮説思考についてはこちら >> 　

仕事の早い人の特徴　仮説思考

　
アウトラインを組み立てたら、チームにフィードバックすることで、認識の齟齬がないか詰めます。

ここから着手すれば、やることが明確になているのでスピードも上がりますし、抜け漏れも防いで精度が上がります。

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シングルタスク

シングルタスクで取り組む方が、生産性は上がります。

シングルタスクにするというより、マルチタスクにならないようにすると言ったほうがいいかもしれません。

行動でスケジュールを入れる効果は、ここにも出てきますね。

ある研究結果によると、シングルタスクとマルチタスクを比較した場合に、マルチタスクでは40％ものロスがあったそうです。
また、どう頑張ってもマルチタスクの生産性が上回ることもなかったようです。

なぜなら、タスクを切り替える時にもっとも大きな負荷がかかるからです。

考えてみれば当たり前ですが、コンピューターと異なり人間の場合は本当の意味で同時には処理できません。
もっとも同時に近づいた状態といっても、ごく短時間で切り替えているにすぎません。

そして、この切替時に負荷がかかりロスが毎回発生するわけです。
精神的にも負荷がかるようですので、潔く１つのことに集中しましょう。

まとめ

以下のポイントを実践することで、一つ一つの行動の精度があり、余剰な時間を生み出します。
その時間を使って、自分のやりたいことに使っていきましょう。

・スケジュールは行動で入れる
・アウトラインを決めてから取り掛かる
・シングルタスクに徹する

今回はここまで！